【英语口语】办公室常用口语

【英语口语】办公室常用口语

珠海IBS英语学校,小编在这里为大家介绍一些在办公室交流常用的英语，也许你会用的到哦。

1. He is gone for the day.

他今天都不会在了。

当有人要找某某某,而他正好不在时,通常有两种情况。一是这位仁兄暂时离开,可能是去洗手间,可能是去复印东西。这时候我们可以告诉人家。"He/She is not at his/her seat right now." 意思就是他现在不在座位上。这句话的意思其实是说这个人就在附近没有走远,很快就会回来。当这种情况发生时,你不妨再补充一下,"He is not here, but he is around." (他现在不在,不过他就在附近。) 或是 "He is not available right now, but he will be back in a few minutes." (他现在不在,但过不久他就会回来。)

另外一种情况呢?就是这位仁兄早早就收工,回家陪老婆或是提早下班跟女朋友约会去了。如果是这种情况的话,我们就可以说,"He is gone for the day." 言下之意就是他今天都不会再出现了。如果很不幸地,老板正好有急事要找他,而他却己经 gone for the day,想必老板的脸色不会太好看。说一个实际的例子来加深各位的印象,不久前老板打电话来办公室有急事要找某一位仁兄,结果我左找右找都不见他的踪影,连他的包包外套都不见了,想必是跷班了。老板问我,"Is he gone for the day?" 我只好据实回答 "Yes, he is gone for the day."。唉,难得跷班一次就被老板逮个正着。看看时钟才下午三点,这位仁兄这下可惨了。

2. My boss is a micromanager.

我的老板事必躬亲。

Micromanager 是老美常用来批评上司的一个字眼。因为micro 是「微小」的意思。所以 micromanager 就是用来形容一位上司事必躬亲,连一些鸡毛蒜皮的小事情他都要指导你如何完成。比方说他请你画一份草图,但却详细交代这 线要多粗,颜色要多黄,完全不给你自由创作的空间。这时你就有权跟其它人抱怨,"He is such a micromanager!"

其实 micromanager 是从micromanage 这个动词衍生出来的。在工业化早期的年代,很多工人所受的教育并不多,所以管理阶层必须告诉这些工人每一步要作什麽,一个口令一个动作,以确保工作能顺利完成,这样子的管理方式就叫 micromanage。但是现在的企业都是讲究弹性 (flexible),所以当你听到,"My supervisor likes micromanaging everything in this office." (我的上司喜欢管任何微不足道的小事。) 就是批评上司违反这种弹性原则,完全不给员工自由发挥的空间。

3. May I jump in for two pages?

可不可以让我先印两页。

大家都有过类似的经验吧?要去影印二页东西,结果排在前面的人拿了一叠厚厚的「小笨霖英语笔记」在那 狂印,天啊,看来还有二百多页,真是浪费公司的资源。这时如果你想插一下队,请他让你先印个两页让怎麽说?最生活化的说法就是,"May I jump in for two pages?" 这 用到 jump in 这个片语,意思就是插一下队,让我先印的意思。

4. I want to ask you a question regarding my salary.

我想要问一个关於我薪水的问题。

问别人一个问题可以简单地说,"I want to ask you a question." 等对方接话之後才陈述自己的问题。但是这样子问没头没脑的,不是很好。所以通常美国人在对话时会开宗明义地指出是关於什麽样问题。最常见的用法就是在 question 之後接 about 或是 regarding 之後再加你所想要问的问题。比方说 "I want to ask you a question about my salary." 或是 "I want to ask you a question regarding my salary." 就是我想请教你一个关於我薪水的问题。

另外有一个小技巧分享给大家,我们要问别人问题时通常是透过打电话的方式进行,通常对方会先问你,"May I help you?",之後你就可以回答,"Yes, I want to ask you a question about/regarding..." 但是还有一个句型我觉得也很实用,就是直接了当地说,"I''m calling about/regarding..." (我打电话给你是为了.... ) 这样是不是简捷多了呢?例如,"I''m calling regarding a new product I found in your catalog." (我打电话来是关於一个你们型录上的新产品。) 或是 "I''m calling about a job opening in your company." (我打电话来询问一个在贵公司的工作机会。)

5. Where did you keep the files?

你的档案都放哪 ?

你把档案「放」哪 ,一般的情况下我们大概会说,"Where did you put the files?" 但是我上次去交一份表格,那位秘书小姐却是问旁边的人,"Where did you keep the files?" 所以她用的是 keep the files 而非 put the files。

後来跟老美讨论的结果,才发现原来 put 和 keep 都可以用。严格说起来 put 是单纯「放」在那 的,而 keep 有「保存」的意思。不过两者其实意思很接近。比方说你喝完了牛奶,我对你说,"Please put the milk in the refrigerator." (请把牛奶放在冰箱。) 或是 "Please keep the milk in the refrigerator." 都行。

6. How long is it gonna be? Probably?

大概需要多久啊?

当我们请人家办一件事时,最不希望在那 枯等。所以呢?最好的方式就是先问一下,"How long is it gonna be?" (需要多久呢?) 有时候可以视情况在句尾加上 "Probably?" 就是请对方大概估算一下,不需太过精确。比方说你拿一台仪器去修理,就不妨顺便问一下,"How long is it gonna be? Probably?" 大概需要多久时间?(注 gonna 是口语用法,也就等於 going to)

像这种「大概多久」的问法,也可以用到 approximately 这个字。比方说,"Approximately how long will it take to arrive home?" (大概需要多久才到家呢?)

7. I would like to request my travel reimbursement.

我的旅费需要报帐。

别的单字可以不会,reimbursement 这个字一定要会。所谓的 reimbursement 就是指你买东西或是出差自己先垫钱,回来之後要把这笔钱跟公司报帐。记得刚来美国时,每次我都很大方地说,"I want my money back." 当然最後也是顺利把钱给要回来了,但是这样子吃相是不是太难看了些?後来才知道原来老美都是用 reimbursement 这个字。所以记得喔,下次当你出差回来需要报帐时,就可以问一下承办人员,"Which forms do I need to complete for my travel reimbursement?" (我需要填什麽表来报我的旅费?)

另外还有一个字 petty cash reimbursement 也许各位有机会用到。所谓的petty cash 就是小额的现金。通常是当你买一些小东西而没有收据时,没法给你用正常的管道报销,这时就可以申请 petty cash reimbursement。比方说开会时老板要你去买 pizza 请大家吃,像这种小钱就可以用 petty cash reimbursement 来报销。而你收到的将会是现金而不是支票。

8. Our boss pushes us hard.

我们的老板对我们很严格。

要形容自己的老板很严格,有几种不错的说法。第一种说法是,"He pushes us hard." 意即,他对我们逼的很紧。注意,常有人认为 "He pushes us hard." 和 "He is very pushy." 是一模一样的意思,其实这是一个错误的理解。"He is very pushy." 的意思是他是一个很主动积极的人,也就相当於 "He is very aggressive." 这跟 push hard (逼的很紧)是不一样的意思,请不要搞错了。

第二种说法是,"He is a over-the-shoulder type of person." 所谓 over the shoulder 是在肩膀後面的意思。这意谓着你的老板天天就站在你的背後看看你在作些什麽事。言下之意自然是老板紧迫钉人,对属下要求严格之意了。

如果以上两种说法你觉得太困难了,你还可以用最简单的第三种说法。"He is a tough guy." 或是 "He is a demanding guy." Tough 跟 demanding 在这 都是形容一个人要求属下很严格的意思。

9. Could you please sign the paperwork and return it to me by 4pm?

你能不能在所有的文件上签名然後在四点以前还给我。

Paperwork 是一个在办公室常常用到的字眼,凡是需要填的各种表格 (form),或是需要签名的文件 (document),契约 (contract) 等,都可以简单地称之为 paperwork。这个字可以指具体的文件本身,比方说,"I will give you my paperwork tomorrow." (我明天会把申请表交给你。) 或是 "I cannot find my all of my paperwork." (我找不到我所有的文件。) 也许各位已经注意到,paperwork 是一个不可数名词,所以通常不在句尾加 s。

Paperwork 也常指抽象的文书往来的过程,比方说 "I need to go through a lot of paperwork before I get my Visa." (在拿到我的签证之前,我必须经过繁复的文书往来过程。) 或是你如要强调你必须走过许多个办公室去完成这些 paperwork,可以说 walk through paperwork 比方说,"I have to walk through my paperwork before I can get my job done." (在我把工作作完之前,我必须先完成这些文件。)

10. Please don''t hesitate to contact me if you have any questions.

如果你有任何问题的话,请不要犹豫,立即跟我连络。

类似例句的用法常见於电话的交谈或是 e-mail,书信往来的最後。这是一种很客气的讲法,请对方如果有任何的问题尽管问没关系。常见的讲法还有诸如,"Please let me know if you have any questions." 或是 "Please feel free to call me if you have other questions." 都是同样的意思。
 

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