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英语口语 40招教你如何和老外沟通

2010/4/22 2138 ibs
英语口语 40招教你如何和老外沟通 ; 一、沟通礼仪6绝招 ;   第1招 妥善安排会面的约定 ;   -i'd like to make an appointment with mr. lee. dating ;   当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方.出国以前再以telex或电话向对方确认访问的日期和目的.如果是临时决定的拜访,也要通.

英语口语 40招教你如何和老外沟通 

一、沟通礼仪6绝招

 

  第1招 妥善安排会面的约定

 

  -i'd like to make an appointment with mr. lee. dating

 

  当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国以前再以telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:"i'dlike to make an appointment withmr.lee."(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。

 

  第2招 向沟通对手表示善意与欢迎

 

  I will arrange everything. something nothing anything

  如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:"iwill arrange everything."(我会安排一切。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

 

  第3招 沟通进行中应避免干扰

 

  no interruptions during the meeting! no disturbance,please

  如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

 

  第4招 遵守礼仪

  behave yourself!

  沟通时,仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感,提高你的沟通效率。此外,坐姿不良,在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对体产生不良的印象,而减低与你洽谈的兴致。

 

  第5招 适时承认自己的过失

  its my fault. mistake error

  如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的"im sorry. its myfault."(对不起,是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。

 

  第6招 抱怨不是无理取闹

  i have a complaint to make。

  以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜,旅馆女服务员忘了整理你的房间,送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方"i have a complaint to make."(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。

 

 

 

二、沟通技巧20招

 

  第7招 资料须充实完备

  we have a pamphlet in english。

  具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 "we have a pamphlet inenglish."(我们有英文的小册子。)或 "please take this as asample"(请将这个拿去当样品。)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

 

  第8招 缓和紧张的气氛

  how about a break?

  当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出"howabout abreak?"(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。

 

  第9招 做个周到的主人

  you can use our office equipment if necessary。

  如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手,向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如,大大方方地告诉他"you can use our office equipment ifnecessary."(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备。)协助对手对沟通内容做正确的衡量,其结果可能也是对己方极为有利的。

 

  第10招 询问对方的意见

  what is your opinion?

  每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句"what is youropinion?"(你的意见是?)或" i'd like to hear your ideas about theproblem."(我想听听你对这个问题的看法。)不但让对方感觉受到重视,更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

 

  第11招 清楚地说出自己的想法与决定

 

  i think i should call a lawyer。

  如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时,不能提醒他"ihad the right-of-way."(我有优先行驶权。)或没告诉他" i think i should call alawyer."(我想我该叫个律师。)你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的,例如:向医生叙述你的病痛,告诉理发师你所要的发型,向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对,您这方面的英语一定会大有进步!

 

  第12招 找出问题症结

 

  what seems to be the trouble?

  任何一个冲突或误解的产生,都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因。向对方探询"whatseems to be the troubte?"(有什么困难吗?)或问一句"is there something thatneeds our attention?"有什么需要我们注意的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结,才有办法进行沟通。

 

  第13招 要有解决问题的诚意

  please tell me about it。

  当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句"pleasetell me about it"(请告诉我这件事的情况。)或"i'm sorry for my error and assureyou i will take great care in performing thework"(我为我的错误感到抱歉,并向您保证,我会尽全力处理此事。)令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

 

  第14招 适时提出建议

  well send you a replacement right away。

  当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议。例如:你运送到客户手上的货物,的确不是订单上所标明的,而你又能立即向他保证"well send you a replacement right away." (我们会立即寄给您一批替换品。)或者告诉他"wecan adjust the price for you if you keep thematerial."(如果您留下这批材料,我们可以为您调整价格。)那么,客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议。

 

 第15招 随时确认重要的细节

  is this waht we decided?

  商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方"isthis what we decided? "(这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱,就应告诉对方"i'll have toreturn this contract to youunsigned."(我得将这份合约退还给你,不能签名。)以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

 

  第16招 听不懂对方所说的话时,务必请他重复

 

  would you mind repeating it?

  英语不是我们的母语,听不懂是很自然的。听不懂又装懂,那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难,你只要说"wouldyou mind repeatingit?"(您介意再讲一遍吗?),相信对方不但会再说一遍,而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂,那么仍然要用这个老方法:"couldyou explain it more precisely?"(您能解释得更明白一点吗?)

 

  第17招 使谈判对手作肯定答复的问题

 

  is it important that ……?

  连续发问沟通对手给予肯定答复的问题,最后引导他对你的主要建议也作有定的答复,是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题,才会痛快地回答"yes"。因此,在沟通场合开始前,不妨先细心地想一下,你所希望对方接受的条件,对他有什么好处,试着以"isit important that ……?"(……是不是对您很重要?)或"is it helpful if……?"(如果……是不是对你有帮助?)未获得他的肯定,那么要使你的建议通过也不难了。

 

  第18招 做适当的让步

 

  the best compromise we can maks is……

  沟通双方的互相让步,最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元,而卖方只想减价五十元,双方一阵讨价还价之后,最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人,你总得做一个最后的让步:"thebest compromise we can make is …… "(我们所能做的最好的折衷办法是……)或是" this isthe lowest possibleprice."(这是最低的可能价格了。)然后坚定不移,否则如果让步得太过,你可就要有所损失了。

 

  第19招 不要仓促地做决定

  please let me think it over。

  在商场上讲求信用,一旦允诺人家的事情,要再反悔,会令人产生不良印象。因此,在下决定之前,务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时,不妨请他给你一点时间"pleaselet me think it over."(请让我考虑一下。)或" would it be all right to giveyou an answer tomorrow?"(明天再答复您行吗?)切记,仓促地下决定往往招致严重的后果!

 

  第20招 说"不"的技巧

 

  no, but ……

  在商务沟通上,该拒绝时,就应该斩钉截铁地说"no."拐弯抹角地用"that'sdifficult"(那很困难。)或"yes,but……"(好是好,可是……)来搪塞,会令对方觉得你答应得不够干脆,而不是在委婉地拒绝。如果你说"no,but……"对方便清楚地知道你是拒绝了,但似乎还可以谈谈。这个时候,你因为已先用"no"牵制对方,而站在沟通的有利位置上了。

 

  第21招 不要催促对手下决定

 

  stop asking "have you decided?"

  当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时,千万不要一直催促他"hare youdecided?"(你决定了没有?)那样,你不但干扰了他的思考,也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。

 

  第22招 沉默是金

 

  silence is golden。

  面对对方所提无法接受的提议,沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力,远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录——let's have the agreed itemsrecorded。为了避免签约时的争执或重新商议,交涉中达成协议的项目应做成记录,并在会议结束时传阅。因此,每达成一项协议,要记得提醒对方"let'shave the agreed items recorded." 我们声达成协议的项目记录下来。)

 

  第23招 过分吹牛,足以败事

 

  don't boast!

  磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时,尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品,进而造成损失,轻者不再与你打交道;严重的,恐怕还要告你欺诈,多划不来!所以在向他人做"we can give you a guarantee 100years."(我们可以给您一百年的保证。)这一类的承诺时,最好先斟酌一番。

 

  第24招 不浪费沟通对手的时间

 

   ……then i'll drive you to the airport for your flight at 7:00.

  在沟通开始以前,最好事先得知沟通对手的行程表,并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后,你对他说"i'll have mysecretary type the contract for you to sign at once, then i'lldrive you to the airport for your flight at 7:00.(我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名,然后,我开车送您去机场搭七点钟的飞机。)想必他一定会感激你的周到细心,因此也会采取合作的态度。

 

  第26招 达到目地,立即离开

  i'm glad to have met you, mr. lee。

  如果协议达成,而你仍流连忘返,则有以下两种危险:沟通对手改变主意;或者你可能因松懈而目不择言,说错了话。因此商议一完成,立即以"i'm glad to have met you, mr. lee."(李先生,很高兴认识您。)收场,告别离去。


三、如何使沟通顺利进行8招

  第27招 充满信心地进行沟通

  you can ask me any question。

  任何有心沟通的人,都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人,最直接的方法便是一见面就告诉他" youcan ask meanyquestion."(您可以问我任何问题。)如果你在对方面前处处显得紧张兮兮,不是一直抽烟,就是不断干咳,对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合,一定要充满信心。

 

  第28招 对沟通对手的专长与能力表示认知

  i know you are good at ……

  每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力,并寄希望他有所表现:"i know you are goodat handling difficult situations, and i believe i can count onyou."(我知道你擅于处理棘手问题,并相信我可以依赖您。)相信他一定不愿意让你失望。

 

  第29招 以肯定的语气,谈论对手的问题

 

  i believe our experts can give you helpful advice for theproblem in your company。

  当对手正在为某个问题烦恼,而你正好能够帮他忙,一句 "i believe our experts can give youhelpful advice for the problem in your company."(我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议。)必能使他宽慰不已,立刻表现合作的态度,而你的沟通力也大大增加了。

 

  第30招 委婉地透露坏消息

 

  bad news,im afraid。

  要向他人透露坏消息,也需要一点技巧。老师在公布成绩以前,总是光透露有多少人不及格,以使考得不好的同学预先做好心理准备。同样,在向客户透露涨价或其它坏消息时,先告诉他"badnews,im afraid"(恐怕是坏消息喔。)也能收到相同的效果。人对某件事的发生预先有心理准备时,总是较容易接受的。

 

  第31招 强调沟通双方相同的处境

 

  our costs are way up too。

  说服沟通对手的技巧之一,就是强调双方的相同点,使其产生认同感,进而达成协议。一个卖主告诉老客户产品涨价的最常见理由就是"our costs are way up too, "(我们的成本也上涨了。)以使客户觉得他的对手和他一样,正面临着涨价的处境。这时候买主再不愿意,也只好接受涨价的必然结果了。

 

  第32招 向谈判对手略施压力

  the special price will be effective until may 30.

 

  为了促使谈判对手尽快做决定,略施压力有时也是值得考虑的手段。例如,聪明的卖主都知道,订出"最后期限",能够刺激原本无心购买或犹豫不决的买主。一句"unless you ordr in february, we wont be able to deliver inapril."(除非您在二月就下订单,否则我们无法在四月交货。)或者" the special price will beeffective until mag 30."(特价的有效期限到五月三十日。)都能使潜在的买主迅速地在心里盘算一番!


      第33招 不要幸灾乐祸

  dont say" i told you so!"

  当你以前曾告诉或警告过对手的事被你不幸言中时,用不着再来提醒他"i told you so!"我告诉过你吧!这种话对你们的沟通没有帮助,却只有使听者更加反感。

 

  第34招 保留沟通对手的面子

  -your views regarding management differ from mine。

  要使沟通彻底失败,最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。可是,这该不是你所要的结果吧?因为如此一来,沟通不但要破裂,也会招来对手的怨恨。虽然你重重地打击了对手,自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时,要确定将矛头指向事情本身,而不是对手身上:"yourviews regarding management differmine."(您的经营观点和我的不同。)有时候,你甚至于可以将责任归咎于不在场的第三者身上,而不是直接推给沟通对手:" someonemust have given you wronginformation."(一定是有人把错误的情报给了你。)这样的说法可以引导对方修正他的观点,而不会触怒了他,使他拂袖而去。

 

  第35招 避免马拉松式沟通

 

  can we continue the meeting tomorrow?

  人在精神疲劳的状况下,其判断力不比在正常情况时。里此,当沟通的对方有意安排这类沟通时,应尽量避免。一旦发现自己陷入这种令人不悦的情况时,也要提高警觉。你可以在适亚的时候提出"canwe continue the meeting tomorrow?"(我们可不可以明天再继续开会?)

 

  第36招 警觉拖延战术

 

  if he says: i will find some detailed informa tion for youwhen i return to my office。

  当沟通对手就某个问题说" i will find some detailed information for youwhen i return to myoffice."(我回办公室时,会为你找详细的资料。)时,他可能是为了回避你的问题所做的敷衍。他也许还会煞有其事地在他的笔记簿上记下来,但这并不表示他下次会真的给你带来所要的资料。因此,不要因为他表现出一付很愿意向你提供资料的样子,就以为他在这方面毫无问题。在没弄清楚以前,还是不可以掉以轻心。


     第37招 对手患有"健忘症"时

 

  if he says: i forgot to bring it with me。

  当沟通对手应该向你提供预期中的资料,而他总是说"i forgot to bring it withme."(我忘记带了。)时,那么,他不是缺乏谈判诚意,就是他根本无法提供资料,或者是他不敢将资料拿出来。

 

  第38招 耐心应付对手的出尔反尔

 

  as our record notes, it should be……

  当沟通结束后做总结报告时,沟通对手有时会对早已达成的协议项目出尔反尔,甚至完全否定。这时,你可根据沟通时做的记录提出质疑:"asour record notes, it shouldbe……"(照我们记录上记载的,那应该是……)同时要准备随时重新协商,千万不可在这种情况下轻易妥协。

 

  第39招 拒绝在不适当的场所进行沟通

 

  should we try another place?

  如果你发现进行沟通的场所足以使你心烦意乱,假如有通风不良、座椅不稳、面对烈日等情况,你最好建议对手换个地方: "should we try another place?"我们是不是该换个地方?)有时这是对方故意安排的,目的是想加重你的心理负担。那么,你更不能屈就在这种场所进行沟通了。

 

  第40招 不随便承担责任

  i dont want you to think that i did this。

  做错了事固然要认错,不是你造成的损害,也绝不背黑锅。租车、住旅馆,如发现有前人留下的破坏物时,都应立即反映。把负责的人找来,指给他看损坏的情况,告诉他"idont want you to think that i didthis"(我不想让你认为是我造成的。)即可脱离日后有口难分,或替人赔偿损失的困境。

 

 

 

 

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